会议服务流程_合肥金峰会议会展有限公司

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会议服务流程

会前工作
　　1、与会议主办方洽谈；
　　2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价；
　　3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所；
　　4、与会议主办方确认会议接待方案；
　　5、与会议主办方签订会议接待标准合同；
　　6、与会议主办方确认预付会议订金事宜；
　　7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册；
　　8、准备会议资料（含代邀请相关领导、新闻媒体，新闻通稿，接待资料，会议配套的商务服务及公关礼仪，翻译，通讯及文秘服务）。
会中工作
　　1、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站；
　　2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待；
　　3、会议秘书协助会场布置及会务服务；
　　4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息；协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作；
　　5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；
　　6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式；
　　7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购以及娱乐的安排（日程安排、房、餐、车、导游等）；
　　8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作；
　　9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作；
　　10、协调会议期间的交通工具的安排；
　　11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作
　　1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作；
　　2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总工作及印刷代表通讯录；
　　3、与会议主办者的费用结算工作；
　　4、欢送代表工作。